O que é um mapeamento de processo?

Você provavelmente já ouviu falar do termo “mapeamento de processos” ou também conhecido como mapeamento de processos de negócios (ambos os termos são usados ​​alternadamente) para descrever um processo. No entanto, o que exatamente é mapeamento de processo?

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O mapeamento de processos é uma ferramenta que é usado para visualizar as etapas envolvidas em um processo de negócios Do começo ao fim. Esta visualização desenha uma imagem concisa das sequências de tarefas necessárias para levar um produto ou serviço da gênese à conclusão.

Muitas vezes é representado como um fluxograma e geralmente se move da esquerda para a direita ou, às vezes, de cima para baixo.

Por outro lado, o mapeamento de processos de negócios faz parte do práticas de gerenciamento de fluxo de trabalho, que também inclui modelagem de processo de negócios que pode fornecer uma representação mais detalhada de um processo que geralmente incorpora material organizacional adicional.

Processo de mapeamento

Este processo de documentação trata do que uma empresa faz, por que faz o que faz, qual é o padrão de sucesso, quem é o responsável e quando e onde as diferentes etapas ocorrerão.

Processo de mapeamento promove transparência, não apenas para aqueles dentro da empresa, mas para todos os stakeholders, especialmente aqueles envolvidos com compliance.

Neste artigo você encontrará:

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Modelagem de processos vs mapeamento de processos

Mapeamento de processos de negócios frequentemente se confunde com a modelagem de processos de negócios. Quando profissionais fazem modelagem de processos de negócios, eles estão mais interessados ​​em como os processos são feitos e quem (ou qual departamento) os está fazendo. Essa é a principal diferença.

Modelagem é mais sobre como os processos fluem, enquanto o mapeamento é sobre o que existe

Tipos de mapeamento de processos de negócios

Há muitos diferentes tipos de mapeamento de processo, variando de atividades de planejamento, detalhes, documentos, produtos, funções, locais, estratégias e interações.

Além disso, vários níveis de detalhes estão disponíveis para mapeamento. Aqui estão alguns exemplos de tipos de mapas para processos de negócios.

  • Diagramas de fluxo: Existem três tipos populares de fluxogramas: fluxogramas de cima para baixo, fluxogramas de implementação e fluxogramas detalhados. Os fluxogramas de cima para baixo mostram as etapas de um processo, agrupando-as em um único fluxo. Os fluxogramas de implementação são um fluxograma de cima para baixo expandido para incluir quem executa cada tarefa. Fluxogramas detalhados são uma expansão dos fluxogramas de implantação e de cima para baixo, mostrando o máximo de detalhes possível.
  • Diagramas de pista– Esses diagramas, também conhecidos como mapas multifuncionais, detalham as responsabilidades do subprocesso em um processo.
  • Diagramas de estado: Esses diagramas mostram o comportamento dos sistemas na Unified Modeling Language (UML), descrevendo os estados do componente.
  • Diagrama de fluxo de dados– Semelhante a um fluxograma, este diagrama concentra-se exclusivamente nos dados que fluem através de um sistema.
  • Mapeamento do fluxo de valor– Parte dos princípios da Manufatura Enxuta, o mapeamento do fluxo de valor demonstra o estado atual e ajuda a projetar o estado futuro de um processo, focando em levar produtos e serviços desde o início até a conclusão.

Benefícios

Os benefícios são numerosos. A seguir estão alguns dos motivos pelos quais uma organização deseja mapear processos:

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  • Deixe que todos vejam o processo da mesma maneira.
  • Reduz erros de procedimento.
  • Desenvolva o entendimento entre áreas que são multifuncionais.
  • Ajude a todos a ver o “estado atual”.
  • Permite o desenvolvimento de métricas.
  • Reduza o desperdício identificando lacunas e excessos.

Mapeamento de processos de negócios usa vários símbolos para indicar diferentes partes do processo. Entre os principais estão os seguintes:

  • Oval – usado para indicar os pontos inicial e final, por exemplo.
  • Retângulo – é um gráfico de processo usado para indicar etapas ou tarefas específicas que precisam ser concluídas e, possivelmente, quem faz isso e quanto tempo leva.
  • Diamante – um diamante é usado para representar um ponto de decisão no processo. Este é um ponto em que uma resposta sim ou não (ou verdadeiro ou falso) é necessária.
  • Setas – Setas ou conectores mostram como um ponto do processo leva a outro.

Para transformar adequadamente uma organização em sustentável, você deve entender como começar a mapear os processos de negócios. Os seguintes princípios devem estar presentes em todos os projetos de mapeamento:

  • Defina o escopo do projeto em si, com limites, pontos inicial e final.
  • Observe o quadro geral: a intenção do processo.
  • Defina cada etapa com clareza.
  • Obtenha feedback de todos em sua organização que estão envolvidos no processo.
  • Esforce-se para ser completo em sua precisão, especialmente com o mapa do processo “como está”.
  • Tente manter os tópicos simples.
  • Teste o processo com métricas aceitas. As métricas devem medir o tempo, volume, taxas / custos, equipamentos e qualquer valor agregado.
  • Funciona da saída à entrada, ao contrário.
  • Crie a propriedade com pontos de toque únicos, quando possível.
  • Redesenhe os processos para serem centrados no cliente.
  • Use a tecnologia para habilitar seus processos.
  • Reduz ineficiências nas transferências.

As empresas de hoje estão mais focadas do que nunca na melhoria sustentável. Mesmo com melhorias operacionais mensuráveis, pode ser difícil manter as melhorias realizadas. Muitas empresas ainda têm processos ineficientes e veem a tecnologia como uma solução mágica que pode resolver seus problemas de uma só vez.

Especialistas dizem que essas tecnologias podem certamente ajudar, mas o uso criterioso delas é necessário em um revisão sistemática de processos e no desenvolvimento de mapas.

Dessa forma, a sustentabilidade da melhoria de processos e negócios é possível. Além disso, a organização deve fazer melhorias culturais, já que o desenvolvimento de tecnologia para desenvolver mapas de processos excedeu em muito a capacidade da maioria das organizações de implementá-los.

Sem mudanças culturais, as pessoas envolvidas no processo podem facilmente afundar as melhorias antes que elas ocorram.